문서의 접수 및 처리에 대하여 논술하시오

문서의 접수 및 처리에 대하여 논술하시오

 

I. 문서의 접수

 

1. 문서의 접수 및 처리

⑴ 처리과

문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제20조에 따른 접수등록번호를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 행정자치부령으로 정하는 접수인을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다.

⑵ 문서과

문서과에서 받은 문서는 문서과에서 접수일시를 전자적으로 표시하거나 적고 지체 없이 처리과에 배부하여야 한다. 이 경우 처리과는 배부 받은 문서에 접수등록번호를 표시하거나 적는다.

 

2. 둘 이상의 보조(보좌)기관 관련문서

둘 이상의 보조기관 또는 보좌기관과 관련 있는 문서의 경우에는 관련성이 가장 높은 보조기관 또는 보좌기관이 영 제18조제1항에 따른 처리과로서 문서를 접수한다.

 

3. 당직근무자가 받은 문서

다음 근무시간 시작 후 지체 없이 문서과에 인계하여야 한다.

 

4. 감열(感熱)기록방식의 팩스로 수신한 문서

감열기록방식의 팩스로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신하였을 때에는 그 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.

 

5. 행정기관이 아닌 자로부터 받은 문서 처리

행정기관의 홈페이지나 행정기관이 부여한 공무원의 전자우편주소 등 정보통신망을 이용하여 행정기관이 아닌 자로부터 받은 문서는 규정 제18조 제1항부터 제5항까지의 규정에 따라 처리한다.

 

II. 문서의 반송, 이송 및 재배부

 

1. 문서의 반송

행정기관의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 행정기관의 장에게 반송(발신한 기관으로 되돌려 보내는 것) 할 수 있다.

 

2. 문서의 이송

⑴ 행정기관 간의 이송

행정기관의 장은 접수한 문서가 다른 행정기관의 소관사항인 경우에는 그 문서를 지체 없이 소관 행정기관의 장에게 이송하여야 한다.

⑵ 보조기관 또는 보좌기관 간의 이송

처리과에서 접수한 문서가 다른 보조기관이나 보좌기관의 소관사항인 경우에는 지체 없이 소관 보조기관 또는 보좌기관에 이송하여야 한다.

 

3. 문서의 재배부

처리과에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체 없이 문서과로 보내야 하며, 문서과로부터 배부 받은 문서인 경우에는 재 배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서과는 그 문서를 즉시 소관처리과로 재 배부 하여야 한다.

 

III. 문서의 공람

 

1. 공람대상문서

① 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

② 민원문서

③ 행정기관 간 또는 행정기관 내 보조(보좌)기관 간 업무협조에 관한 문서

④ 접수문서 처리를 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률․예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서

⑤ 그 밖에 공무원의 신상(身上), 교육훈련 등과 관련하여 공무원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서