문서의 시행에 대하여 논술하시오

문서의 시행에 대하여 논술하시오

 

I. 문서시행의 개념과 절차

 

‘문서시행’이라 함은 내부적으로 성립한 행정기관의 의사를 외부로 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차를 말한다.

 

II. 시행문의 작성

 

1. 일반 사항

⑴ 종이문서

기안문을 복사하여 관인을 찍으면 시행문이 된다.

⑵ 전자문서

전자문서시스템 또는 업무관리시스템에서 전자이미지관인을 찍으면 시행문이 된다.

 

2. 시행문의 준용

행정기관의 장이 소속공무원 또는 소속기관에 발신하는 시행문이나 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문 중에서 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 시행문은 업무관리시스템 또는 전자문서시스템의 전자게시판이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시된 때에 시행된 것으로 본다.

⑴ 단순한 업무에 관한 지시

⑵ 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등

 

III. 관인 날인 또는 서명

 

1. 관인 또는 서명의 표시

⑴ 행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서

관인(전자이미지관인을 포함)을 찍는다. 이 경우 행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 발신명의에는 행정기관의 장이 관인의 날인(捺印)을 갈음하여 서명(전자문자서명과 행정전자서명은 제외)을 할 수도 있다.

⑵ 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서

보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다.

 

2. 관인 또는 서명의 생략

⑴ 생략 표시를 하지 않는 문서

관보나 신문 등에 실리는 문서

⑴ 생략 표시를 해야 하는 문서

① 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서

② 행정기관 또는 보조(보좌)기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서

 

IV. 문서의 발신

 

1. 발신명의

문서의 발신 명의는 행정기관의 장으로 한다. 다만, 합의제기관의 권한에 속하는 문서의 발신명의는 그 합의제기관으로 하며 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다.

 

2. 발신(발송) 원칙

⑴ 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

⑵ 문서는 처리과에서 발신한다.

 

3. 문서의 재 발신

처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다.

(1) 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 지시가 있는 경우

(2) 수신자의 명칭이 변경된 경우

(3) 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우

(4) 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우

 

4. 발신(발송) 방법

⑴ 일반사항

문서는 업무관리시스템이나 전자문서시스템 등의 정보통신망을 이용하여 발신한다.

(2) 다만, 우편․팩스 등의 방법으로 문서를 발신 할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다.

(3) 홈페이지, 전자우편주소 이용 발신

행정기관이 아닌 자에게는 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있다.