문서의 등록에 대하여 약술하시오

문서의 등록에 대하여 약술하시오

 

I. 등록대상기관

 

1. 국가기관

2. 지방자치단체

3. 공공기관의 운영에 관한 법률 제4조에 따른 기관

4. 지방공기업법 에 따른 지방공사 및 지방공단

5. 특별법에 의하여 설립한 법인

6. 초․중등교육법 및 고등교육법 , 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교

 

II. 대상문서 및 항목

 

1. 등록대상문서

⑴ 기안하여 결재를 받은 모든 문서

⑵ 기안문 형식 외의 방법으로 작성하여 결재를 받은 문서

⑶ 접수한 문서

 

2. 등록항목

등록구분, 제목, 단위업무명(기록물철), 기안자(업무담당자), 결재권자, 생산(접수)등록번호, 생산(접수)등록일자, 수신자(발신자), 공개구분 등

 

III. 문서등록요령

 

1. 기록물의 등록

행정기관이 생산(접수)한 문서는 해당 문서에 대한 결재(접수)가 끝난 즉시 결재(접수)일자 순에 따라 반드시 각 처리과별로 업무관리시스템 또는 전자문서시스템에 의하여 문서(기록물)등록대장에 등록하고 생산(접수)등록번호를 부여하여야 한다.

 

2. 법규문서 등의 번호

영 제4조 제1호부터 제3호까지의 규정에 따른 문서에는 생산등록번호 외에 행정자치부령으로 정하는 번호를 부여한다.

 

3. 문서의 등록번호

문서의 등록번호는 처리과별로 문서(기록물)등록대장에 생산문서· 접수문서를 통합하여 등록된순서에 따라 연도별 일련번호를 부여하여 관리한다.

 

4. 내부결재문서

내부결재 문서는 문서(기록물)등록대장의 수신자란에 “내부결재”라고 표시한다.

 

5. 첨부물 등록

일반문서에 첨부된 녹음테이프, 큰 도면 등 기록물종류나 규격이 달라 함께 관리가 곤란한 첨부물은 별도로 등록한다.