기안의 의의, 요인, 원칙, 기안자의 자격, 기안문 작성 관련 유의사항

기안의 의의, 요인, 원칙, 기안자의 자격, 기안문 작성 관련 유의사항

 

기안과 관련된 문제가 출제되면 아래 사항을 기본적으로 기재하고 답안을 서술해 나가야 합니다.

 

I. 기안의 의의

 

기안이라 함은 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말한다.

 

II. 기안의 요인(원인)

 

1. 상급자의 지시사항

2. 접수문서의 처리

3. 법령․훈령․예규 등을 근거

4. 자기발안(自己發案)

 

III. 기안의 원칙 및 기안자의 자격

 

1. 기안의 원칙

전자문서로 하는 것을 원칙(종이문서 예외)

 

2. 기안자의 자격

1) 기안자의 범위에 관하여는 아무런 제한이 없다. 공무원이면 누구든지 기안자가 된다.

2) 둘 이상의 행정기관의 장의 결재가 필요한 문서는 그 문서처리를 주관하는 행정기관에서 기안하여야 한다.

 

IV. 기안문 작성 관련 유의사항

 

1. 기안문 작성 전 고려사항

⑴ 안건에 관련된 문제, 필요성, 목적 파악하고 관계규정 및 과거 행정선례를 숙지

⑵ 자료를 수집․분석하며 필요한 경우에는 설문조사, 실태조사, 회의 등을 통한 의견청취

⑶ 복잡한 기안의 경우에는 초안 작성

⑷ 책임의식을 가지고 기안하고 해당 기관과 수신자와의 관계 및 입장을 고려

 

2. 기안문 작성 시 유의사항(정, 용, 성, 경)

⑴ 정확성

① 일반적으로 6하원칙에 의해 작성하고 오․탈자나 계수 착오가 없도록 한다.

② 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표현이 없도록 문서를 작성한다.

③ 의미전달에 혼동을 일으키지 않도록 정확한 용어를 사용하고 문법에 맞게 문장을 구성한다.

⑵ 용이성

① 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성한다.

② 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현한다.

③ 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 좋다.

④ 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 쓴다.

⑶ 성실성

① 문서는 성의 있고 진실하게 작성한다.

② 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯 한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용한다.

③ 감정적이고 위압적인 표현을 쓰지 않는다.

⑷ 경제성

① 일상･반복적인 업무는 표준 기안문을 활용한다.

② 용지의 규격․지질을 표준화한다.

③ 서식을 통일한다. 규정된 서식을 사용하는 것이 경제적이다.

④ 한눈에 내용을 파악할 수 있고 다루기 쉽게 1건 1매주의로 하는 것이 효율적이다.