문서의 필요성과 기능에 대하여 약술하시오

문서의 필요성과 기능에 대하여 약술하시오

 

I. 문서의 필요성 (복, 대, 증, 절, 보)

 

1. 내용이 복잡하여 문서 없이는 사무처리가 곤란한 때

2. 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때

3. 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때

4. 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 때

5. 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

 

II. 문서의 기능

 

1. 의사의 기록･구체화

이 기능은 문서의 기안에서부터 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타나는 것이다.

2. 의사의 전달

의사를 공간적으로 확산하는 기능으로서 문서의 발송․도달 등 유통과정에서 나타난다.

3. 의사의 보존

문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고 역사자료로써 가치를 갖기도 한다. 이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 한다.

4. 자료 제공

필요한 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공되어 행정활동을 지원․촉진시킨다.

5. 업무의 연결･조정

문서의 기안․결재 및 협조과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결․조정 기능을 수행하게 된다.